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社会人のマナー メールの返信をするときの件名や例文4つ

更新日:

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PCで困る着物の男性

取引先にメールの返信をしなくちゃいけないんだけど

  • 社会人としてのマナーを知りたい
  • 件名はどうすればいい?
  • 何かいい例文はないかな

社会人としていろいろなマナーを心得ていなければいけませんが、メールの返信のときに「どうやって返信すればいいんだろう?」と迷ってしまうことってありませんか?今回はメールの返信時の件名はどうすればいいか?新社会人の方でもすぐに使える例文をご紹介します。

社会人マナーでメールを返信するときのポイントは?

まず押さえておきたいメールを返信するときのポイントを10個ご紹介します

メール返信時の10個のポイント

  • 1、読みやすい文章を心がける

長い文章を改行もなくつらつらと書いてしまうのはとても読みづらいです。
適宜改行を入れ、相手が読みやすい文章を心がけましょう。

  • 2、文章は短く簡潔に

とにかく忙しい社会人はメールを読む時間もゆっくりとれない場合があります。要件は端的にわかりやすく伝えるようにしましょう。

  • 3、最初に必ず相手の会社名などを書く

メールを送るときには必ず相手の社名、部署名、名前を書きます。1つの要件で何度もメールをやりとりすることがありますが、そのときも毎回記入するようにします。

  • 4、冒頭のあいさつ文も必ず書く

相手の名前の後には必ず「いつもお世話になっております。●●会社の●●です。」「いつもありがとうございます。●●会社の●●です。」などの冒頭文とあなたの会社名と名前を書き忘れないようにしましょう。

  • 5、文章は丁寧に

メールや電話など何度かやり取りをすると取引先の担当者など仲良くなることがありますが、メールの文章は常に丁寧に書くことを心がけてください。できないことを頼まれたときやお断りをするときもやんわりとした文章になるよう気を使いましょう。

  • 6、急ぎの用件には使わない

メールは相手が忙しく読んでもらえなかったり、ほかのメールに埋もれてしまって返事がなかなかもらえない可能性があります。急ぎの要件はメールではなく電話で伝えるようにしましょう。

  • 7、顔文字は厳禁

友人に送るときのように顔文字を使ったり、(笑)や(涙)、♪、☆などの記号は絶対に使わないようにしましょう。

  • 8、適宜相手の文章を引用する

たとえば、何か依頼を受けた時に「>」を使って相手の文章を引用して返信をすると何の件に対しての返信なのか相手に伝わりやすくなります。ただし、相手からのメールを全文引用として使うのはやめましょう。引用するときは必要な部分を数か所だけ使うようにします。

  • 9、最後に必ず自分の会社名、名前などを記載する

最後に会社名、部署名、あなたの名前、会社の住所、電話番号、メールアドレスを記載した定型文を作っておきます。

  • 10、件名の「Re:」はそのまま残しておく

メールを返信するときに自動的につく「Re:」は綺麗に消したくなるかもしれませんが、ビジネスメールでは残したまま返信します。次に詳細をご紹介します。

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社会人のメール返信マナーで件名はどうする?

メールを返信するときに件名に残る「Re:」は消さずにそのまま残しておくことで、相手が送ってきたメールへの返信ということが一目でわかります。ただし、何度も「Re:」が続くのは失礼ですので、ひとつだけ残して返信するようにしましょう。

社会人がメールを返信するときの例文

社会人としてよくあるメールを返信するときの例文を4つご紹介します。コピペできますので、ビジネスメール返信時の参考になさってくださいね。

お礼メール

山田商事株式会社 営業第一部
中村様

いつもお世話になっております。
西山製薬会社の高橋でございます。

先日はご丁寧なメールを頂戴し、誠にありがとうございます。
今後とも変わらぬお付き合いのほど何卒よろしくお願いいたします。

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西山製薬会社 営業課
高橋 憲明

所在地:●●●●
電話番号:●●●●
メールアドレス:●●●●
------------------------

お願いメール

山田商事株式会社 営業第一部
中村様

いつもお世話になっております。
西山製薬会社の高橋でございます。

本日は中村様にお願いしたいことがあり、ご連絡差し上げました。

来週●月●日(月)から●月●日(金)の間で●●について打ち合わせさせていただきたく存じます。
つきましては中村様のご都合をお聞かせいただきたいのですが、
いつがご都合よろしいでしょうか。

お忙しい中恐れ入りますがお返事お待ちしておりますので、
何卒よろしくお願いいたします。

------------------------
西山製薬会社 営業課
高橋 憲明

所在地:●●●●
電話番号:●●●●
メールアドレス:●●●●
------------------------

お返事を催促するとき

山田商事株式会社 営業第一部
中村様

いつもありがとうございます。
西山製薬会社の高橋でございます。

先日中村様にご依頼しておりました●●についての打ち合わせの件ですが、
ご都合のほどはいかがでしょうか。

お忙しい中とは存じますが、期日が近づいておりますので、

再度メールを送付させていただきました。

ご多忙の中大変恐縮ですが、お返事お待ちしております。
何卒よろしくお願いいたします。

------------------------
西山製薬会社 営業課
高橋 憲明

所在地:●●●●
電話番号:●●●●
メールアドレス:●●●●
------------------------

要件を断るとき

山田商事株式会社 営業第一部
中村様

いつもお世話になり、誠にありがとうございます。
西山製薬会社の高橋でございます。

先日ご依頼いただきました●●の件ですが、
あいにく都合がつかず、今回は見送りとさせていただきたく存じます。
せっかくお声がけいただきましたのに
大変申し訳ございません。

またの機会がありましたらぜひよろしくお願いいたします。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。

------------------------
西山製薬会社 営業課
高橋 憲明

所在地:●●●●
電話番号:●●●●
メールアドレス:●●●●
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まとめ

社会人としてメールのやりとりは頻繁に生じます。決して友人にメールするときのような返信の仕方はせず、しっかりとマナーを守って礼儀正しいメールのやりとりをしましょうね。

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